Digitaliser la gestion du personnel, des contrats et des affectations.
Un cas réel dans le crew management, transposable à de nombreux métiers de gestion de personnel.
Une entreprise spécialisée dans la gestion de marins devait administrer des collaborateurs, des clients, des armateurs, des bateaux et plusieurs milliers de membres avec des règles métier très spécifiques.
Le projet a progressivement évolué vers un véritable écosystème digital : logiciel métier, portails, automatisations, application mobile et intelligence artificielle.
Ce qui existe aujourd'hui, et ce qui peut venir ensuite.
Une grille de lecture unifiée et transparente : chaque brique déployée apporte une valeur immédiate, sans bloquer les évolutions futures.
Module technique opérationnel, testé en production et utilisé au quotidien dans les opérations du client.
Échange de données automatisé (API, Webhook, base de données) actif et synchronisé sans intervention humaine.
Brique d'extension prévue dans l'architecture cible, activable ultérieurement selon les besoins de l'entreprise.
Connecteur ou protocole d'échange pré-cadré, prêt à être relié sans modifier le code existant des modules en place.
Quand la gestion manuelle atteint ses limites.
Lors du rachat de l’entreprise : environ 50 marins étaient gérés. Les processus reposaient encore fortement sur la paperasse et la gestion manuelle.
Aujourd’hui, l’organisation doit gérer environ :
- Une dizaine de collaborateurs de direction ;
- Des centaines de clients ;
- Des milliers de membres / marins.
Trois populations, trois usages, une seule plateforme.
Au lieu de multiplier les logiciels hétérogènes, le système structure trois espaces dédiés aux besoins précis de chaque population.
Trois populations, trois usages, une seule plateforme
Au lieu de multiplier les outils déconnectés, l'écosystème relie l'administration, les clients armateurs et les marins sur un même socle.
1. Direction & Administration GénéraleContrôle Global
Supervision 360° du groupe, pilotage commercial, conformité maritime et gestion administrative centralisée.
Partir d’un socle existant et développer uniquement ce que le métier exige.
HUMBBLE disposait initialement des briques : collaborateurs, clients, prestataires, apporteurs d’affaires, CRM, ventes, projets, tâches, etc.
Pour répondre au métier du crew management : un fork spécifique a été réalisé, les modules existants ont été adaptés, de nouveaux modules métier ont été développés, les droits ont été étendus aux marins et les workflows ont été réorganisés.
Licence, options activables et développement métier spécifique selon les besoins réels.
Une trentaine de projets de développements ont progressivement permis d’adapter la plateforme sans interruption de service depuis 5 ans.
Capitaliser sur un socle robuste pour concentrer l’effort d’ingénierie sur les particularités métier.
Centraliser l’activité dans un même système.
Cartographie complète de l'architecture fonctionnelle en place : marins, navires, clients, contrats, chaîne de vente et outils d’administration centralisée.
- ├── Marins intégrés
- └── Marins prospects
- └── Flotte de yachts & navires actifs
- ├── Clients
- └── Prospects
- └── Engagements maritimes & avenants
- ├── Devis
- ├── Propositions
- ├── Factures
- ├── Règlements
- ├── Avoirs
- └── Articles
- ├── Courriers PDF
- ├── Dépenses
- ├── Projets
- ├── Tâches
- ├── FAQ
- ├── Helpdesk
- └── Rapports
Le contrat déclenche directement l’opérationnel.
Le module Contrats est central dans l’activité : il gère le contrat d’engagement du marin, les avenants, la fin de contrat et les échéances.
Les contrats peuvent utiliser des cases à cocher, des champs textuels, des formulaires intelligents et des variables personnalisées.
Le contrat signé déclenche directement l'opérationnel
L'administratif orchestre la réalité terrain : aucun marin n'est affecté ou désaffecté manuellement d'un navire.
Le script scanne les contrats signés dont la date de début coïncide avec la date du jour.
Le marin bascule sur le tableau de bord du navire, reçoit ses accès et s'affiche dans l'espace Capitaine.
À la date de fin (ou fin anticipée), le marin est détaché sans risque d'oubli administratif.
Une fiche métier qui concentre bien plus qu’un simple contact.
La fiche marin rassemble l'ensemble des données administratives, contractuelles, maritimes et réglementaires dans une interface unifiée.
Permettre aux marins d’alimenter eux-mêmes le système.
Depuis leur espace membre sécurisé, les marins peuvent déclarer directement leurs heures, leurs notes de frais, leurs arrêts maladie et leurs congés.
Des modules initialement conçus pour le CRM ont été intelligemment adaptés pour les membres : annonces d’équipage, FAQ, sondages, factures partagées individuellement, devis avec calculs adaptés et projets.
Ajouter un niveau de validation au plus près du terrain.
Certains marins disposent du rôle de capitaine. Ils bénéficient d’interfaces complémentaires leur permettant de valider les déclarations des marins affectés à leur bord.
L’administration paramètre depuis la fiche marin la granularité des délégations : heures travaillées, congés, repos, notes de frais ou autres demandes métier.
Plusieurs sociétés, une même plateforme.
Le système intègre nativement le multi-compte et multi-entités pour piloter l'ensemble des structures du groupe : gestion d'équipage France, gestion d'équipage Moyen-Orient, vente/location de yachts ou académie de formation.
Toutes les données commerciales (contrats, dépenses, devis, factures) sont rattachées à leur entité propre. L'identité visuelle et légale (nom, adresse, logo, coordonnées, signatures d'emails et documents PDF) s'adapte automatiquement.
Plusieurs sociétés, plusieurs juridictions, une seule plateforme
L'identité visuelle, légale et comptable s'adapte automatiquement selon l'entité émettrice des contrats et des devis.
Logo, SIRET, TVA intracommunautaire & adresse dédiés
Expéditeur SMTP adapté et mentions légales locales
Ventilation analytique par filiale du groupe
Transformer les données opérationnelles en outils de pilotage.
La plateforme met à disposition des tableaux de bord dynamiques, des filtres multicritères et des rapports exportables : états de validation, suivi des absences et repos légaux, dépenses de bord, cumul des heures déclarées, métriques commerciales et volumétrie des membres actifs.
Centraliser aussi les échanges opérationnels.
L'écosystème regroupe les demandes techniques, maritimes et administratives dans un module d'assistance unifié : tickets avec statuts et priorités, routage par service, réponses direction, annonces officielles, FAQ et sondages.
Mettre le logiciel métier dans la poche des marins.
Pour rendre immédiatement accessibles les actions fréquentes sur le terrain (au port ou en mer), l’écosystème s’étend vers une application mobile React Native dédiée aux marins.
Fonctions prévues ou développées selon leur état réel : authentification, tableau de bord, planning, pointage, repos, congés, maladie, bateau & équipage, contrats, factures partagées, helpdesk, annonces, FAQ, certifications, notes de frais, compte, calendrier, documents, notifications push et briques IA.
L'application mobile en conditions de bord
Actions rapides, consultation d’équipage, déclarations et alertes du bord réunies dans un écran épuré.
Bonjour Jean MARTIN
Capitaine
10/01/2026 - Infos importantes
Un texte avec une phrase pour donner envie de cliquer et de lire la suite...
Lire un document pour éviter de ressaisir ses informations.
Le marin ou l’administrateur dépose un fichier : PDF natif (texte directement exploitable) ou photo / scan smartphone (OCR puis analyse visuelle).
Le flux applique un prompt d'extraction adapté au type de document pour extraire les métadonnées (IBAN, nom, dates de validité STCW, montants de frais).
Garde-fou : la validation humaine reste systématique avant tout enregistrement en base.
Lire un document pour éviter de ressaisir ses informations
Dépôt du fichier → Extraction par vision IA → Contrôle humain → Synchronisation directe dans la fiche métier.
Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
Taille: 1.8 Mo · Analysé par modèle multimodal vision
« Extraire IBAN format SEPA, nom titulaire et BIC. Valider checksum mathématique IBAN. »
Transcription vocale → Détection dates & tranches horaires → Préremplissage de la feuille d'heures → Validation par le marin.
Faire du document une source de données.
Pour chaque typologie (RIB, passeport, carte Vitale, aptitude médicale maritime, numéro de marin), un pont logiciel dédié relie la métadonnée extraite au champ métier cible de la fiche marin.
Déclarer ses heures simplement en parlant.
Exemple terrain : « J’ai travaillé le 10 août de 7h à 19h. »
Flux : VOIX → TRANSCRIPTION → INTERPRÉTATION IA → DATES & HORAIRES → PRÉREMPLISSAGE → VALIDATION DU MARIN → POINTAGE.
Interroger ses propres données en langage naturel.
L’agent conversationnel interroge deux familles de données :
- Données structurées du logiciel : date de fin de contrat, bateau actuel, expiration d’aptitude.
- Documents & métadonnées : données extraites d’une fiche de paie, certifications, congés.
Note de sécurité : L'IA ne prend aucune décision RH ou contractuelle ; elle restitue des faits sous contrôle humain.
Déclarer ses heures simplement en parlant
Sur le pont ou en salle des machines, le marin dicte sa journée sans passer par un formulaire complexe.
« J'ai travaillé le 10 août de 7h à 19h sur le M/Y Sirena. »
Interroger ses propres données sans chercher dans les menus
L'agent interroge la base structurée et les métadonnées de documents personnels sans jamais inventer de données.
Votre contrat d’engagement maritime actuel (M/Y Sirena) arrive à échéance le 15 octobre 2026.
Le site public peut devenir une porte d’entrée du logiciel métier.
Historiquement, une précédente refonte du site public a été opérée par Web Biz et exploitée pendant environ deux ans, avant d'être transmise à une autre structure.
Dans une vision intégrée, le site vitrine s’interface naturellement avec la plateforme métier : transmission fluide des candidatures, diffusion des offres d’emploi et synchronisation sécurisée des formulaires.
Du site public au candidat dans le logiciel métier.
Un module spécifique de gestion des offres d'emploi est en préparation pour fluidifier l'ensemble du cycle de recrutement : publication depuis l'administration, affichage public, réception de la candidature, qualification en marin prospect, suivi des entretiens et conversion directe en marin actif.
Du logiciel interne à l’écosystème digital.
Vue d’ensemble unifiée : le cœur logiciel métier orchestre la direction, les clients armateurs, les membres marins, les portails dédiés, l’application mobile, les briques IA et les extensions futures.
Du logiciel interne à l’écosystème digital complet
Au centre, le socle métier unifié irrigue les portails web, l'application mobile, les briques d'intelligence artificielle et les extensions futures.
Base de données unifiée, droits granulaires multi-entités et règles métier crew management
Pont bidirectionnel formulaires & vitrine
Publication et multidiffusion des postes à bord
Intégration du candidat en marin prospect
Rapprochement bancaire et écritures directes
Quand un CRM devient un véritable logiciel métier.
Ce cas réel illustre la méthode Web Biz pour concevoir des systèmes d'information robustes et sur-mesure.
Réutiliser les fonctions déjà disponibles et éprouvées.
Modifier les modules génériques pour épouser vos contraintes.
Développer les fonctions propres au métier là où la valeur se crée.
Relier les étapes qui dépendaient auparavant d’actions humaines.
Donner accès directement aux différentes populations de l’écosystème.
Déplacer les usages fréquents sur smartphone pour les acteurs de terrain.
Réduire la saisie manuelle et faciliter l’accès à l’information.
Faire grandir la plateforme au fil des sprints sans rupture opérationnelle.
Les mêmes problématiques existent dans beaucoup d’autres métiers.
Le logiciel développé ici répond au crew management maritime. Mais les mécanismes sous-jacents sont rigoureusement universels pour toute activité qui gère du personnel qualifié en mouvement.
Quand quelques dizaines de dossiers deviennent plusieurs centaines ou plusieurs milliers.
Ces secteurs peuvent rencontrer des problématiques comparables :
Les mêmes problématiques existent dans beaucoup d’autres métiers
Le logiciel développé ici répond au crew management, mais les mécanismes fondamentaux sont universels.
Intérim & Placement Spécialisé
Vivier d’intérimaires qualifiés, vérification d’aptitudes, contrats de mission et détachement sur site client.
Techniciens Itinérants & Maintenance
Affectation sur parcs machines ou chantiers distants, pointage mobile, outillage et validation chef d’équipe.
Personnel Navigant & Aéronautique
Pilotes, PNC et équipes techniques : licences EASA, aptitudes médicales et plannings de vol.
Sécurité Privée & Gardiennage
Agents de sécurité certifiés CNAPS, vacations de nuit, affectation sur sites sensibles et contrôle de présence.
Événementiel & Régies Techniques
Intermittents, techniciens son/lumière, plannings de festivals et multi-validations régisseurs généraux.
Aide à Domicile & Médico-Social
Intervenants à domicile, tournées sectorisées, certifications d’état et relevés d’heures déclaratifs.
Et si votre métier ne rentre dans aucune case ?
Certains secteurs ne disposent d'aucun logiciel réellement adapté. Les solutions généralistes sont trop rigides, fragmentées ou imposent aux équipes de contraindre leur fonctionnement à l'outil.
Ne pas tout développer quand on peut partir d’un socle éprouvé.
Le principe n’est pas de reproduire le logiciel du yachting pour un autre secteur.
Le principe est de réutiliser une méthode : conserver les briques génériques et développer uniquement ce qui rend votre métier spécifique.
Gérer davantage sans multiplier proportionnellement l’administratif.
Des bénéfices concrets constatés sur le terrain opérationnel quotidien :
Un seul système pour marins, navires et clients.
Données injectées à la source par les marins.
Déclenchement automatique par cron contractuel.
Historique exhaustif des embarquements et avenants.
Génération PDF officielle et gestion des brevets.
Cloisonnement strict direction, clients et membres.
Gestion multi-sociétés sur la même plateforme.
Capitaines pivots de l’approbation de bord.
Portail armateur sécurisé et autonome.
Déclaration fluide des heures, frais et congés.
Indicateurs fiables pour le pilotage de groupe.
Application mobile et gains d’efficacité documentaires.
Votre métier est peut-être trop spécifique pour un logiciel standard.
Personnel, contrats, affectations, documents, validations, missions ou règles métier : lorsqu’un ERP, un CRM ou un logiciel RH impose trop de compromis, il peut être plus pertinent de construire une solution adaptée autour d’un socle existant.
« Commencer avec un socle. Adapter au métier. Faire évoluer avec l’entreprise. »